Положение об обработке и защите персональных данных в базах персональных данных, владельцем которых является продавец

 

Содержание

  1. Общие понятия и область применения
  2. Перечень баз персональных данных
  3. Цель обработки персональных данных
  4. Порядок обработки персональных данных: получение согласия, сообщения о правах и действиях с персональными данными субъекта персональных данных
  5. Местоположение базы персональных данных
  6. Условия раскрытия информации о персональных данных третьим лицам
  7. Защита персональных данных: способы защиты, ответственное лицо, работники, непосредственно осуществляющие обработку и/или имеющие доступ к персональным данным в связи с выполнением своих служебных обязанностей, срок хранения персональных данных
  8. Права субъекта персональных данных
  9. Порядок работы с запросами субъекта персональных данных
  10. Государственная регистрация базы персональных данных

 

1. Общие понятия и область применения

1.1. Определение терминов:

база персональных данных — именуемая совокупность упорядоченных персональных данных в электронной форме и/или в форме картотек персональных данных;

ответственное лицо — определенное лицо, которое организует работу, связанную с защитой персональных данных при их обработке, в соответствии с законом;

обладатель базы персональных данных — физическое или юридическое лицо, которому законом или по согласию субъекта персональных данных предоставлено право на обработку этих данных, утверждающее цель обработки персональных данных в этой базе данных, устанавливает состав этих данных и процедуры их обработки, если иное не ;определен законом;

Государственный реестр баз персональных данных — единая государственная информационная система сбора, накопления и обработки сведений о зарегистрированных базах персональных данных;

общедоступные источники персональных данных — справочники, адресные книги, реестры, списки, каталоги, другие систематизированные сборники открытой информации, содержащие персональные данные, размещенные и опубликованные из известного субъекта персональных данных данных. Не считаются общедоступными источниками персональных данных социальные сети и интернет-ресурсы, в которых субъект персональных данных оставляют свои персональные данные (кроме случаев, когда субъектом персональных данных прямо указано, что персональные данные размещены с   свободного распространения и использования);

согласие субъекта персональных данных  — любое документированное, добровольное волеизъявление физического лица о предоставлении разрешения на обработку его персональных данных в соответствии с сформулированной целью их обработки;

 

3. Цель обработки персональных данных

3.1. Целью обработки персональных данных в системе является обеспечение реализации гражданско-правовых отношений, предоставления, получения и осуществления расчетов за приобретенные товары и услуги в соответствии с Налоговым кодексом Украины, Законом Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине».

 

4. Порядок обработки персональных данных: получение согласия, уведомление о правах и действиях с персональными данными субъекта персональных данных

4.1 Согласие субъекта персональных данных должно быть добровольным волеизъявлением физического лица о предоставлении разрешения на обработку его персональных данных в соответствии с сформулированной целью их обработки.

4.2. Согласие субъекта персональных данных может быть предоставлено в следующих формах:

  • документ на паперовому носії з реквізитами, що дає змогу ідентифікувати цей документ і фізичну особу;
  • електронний документ, який має містити обов’язкові реквізити, що дають змогу ідентифікувати цей документ та фізичну особу. Добровільне волевиявлення фізичної особи щодо надання дозволу на обробку її персональних даних доцільно засвідчувати електронним підписом суб’єкта персональних даних;
  • відмітка на електронній сторінці документа чи в електронному файлі, що обробляється в інформаційній системі на основі документованих програмно-технічних рішень.

4.3. Согласие субъекта персональных данных предоставляется при оформлении гражданско-правовых отношений в соответствии с действующим законодательством.

4.4. Уведомление субъекта персональных данных о включении его персональных данных в базу персональных данных, правах, определенных Законом Украины «О защите персональных данных», цели сбора данных и лицах, которым передаются его персональные данные, осуществляется во время оформления гражданско-правовых отношений в соответствии с действующим законодательством.

4.4.

4.5. Обработка персональных данных о расовом или этническом происхождении, политических, религиозных или мировоззренческих убеждениях, членстве в политических партиях и профессиональных союзах, а также данных, касающихся здоровья или половой жизни (особые категории данных) запрещается.

 

5. Местонахождение базы персональных данных

5.1. Указанные в разделе 2 настоящего Положения базы персональных данных находятся по адресу продавца.

 

6. Условия раскрытия информации о персональных данных третьим лицам

6.1. Порядок доступа к персональным данным третьих лиц определяется условиями согласия субъекта персональных данных, предоставленного владельцу персональных данных на обработку этих данных, или в соответствии с требованиями закона.

6.2. Доступ к персональным данным третьему лицу не предоставляется, если указанное лицо отказывается взять на себя обязательства по обеспечению выполнения требований Закона Украины «О защите персональных данных» или не может их обеспечить.

6.3.

6.3. Субъект отношений, связанных с персональными данными, подает запрос о доступе (далее - запрос) к персональным данным владельцу персональных данных.

6.4. В запросе указываются:

  • прізвище, ім'я та по батькові, місце проживання (місце перебування) і реквізити документа, що посвідчує фізичну особу, яка подає запит (для фізичної особи — заявника);
  • найменування, місцезнаходження юридичної особи, яка подає запит, посада, прізвище, ім'я та по батькові особи, яка засвідчує запит; підтвердження того, що зміст запиту відповідає повноваженням юридичної особи (для юридичної особи — заявника);
  • прізвище, ім'я та по батькові, а також інші відомості, що дають змогу ідентифікувати фізичну особу, стосовно якої робиться запит;
  • відомості про базу персональних даних, стосовно якої подається запит, чи відомості про володільця чи розпорядника цієї бази персональних даних;
  • перелік персональних даних, що запитуються;
  • мета та/або правові підстави для запиту.

6.5. Строк вивчення запиту на предмет його задоволення не може перевищувати десяти робочих днів з дня його надходження. Протягом цього строку володілець бази персональних даних доводить до відома особи, яка подає запит, що запит буде задоволене або відповідні персональні дані не підлягають наданню, із зазначенням підстави, визначеної у відповідному нормативно-правовому акті. Запит задовольняється протягом тридцяти календарних днів з дня його надходження, якщо інше не передбачено законом.

6.6. Відстрочення доступу до персональних даних третіх осіб допускається у разі, якщо необхідні дані не можуть бути надані протягом тридцяти календарних днів з дня надходження запиту. При цьому загальний термін вирішення питань, порушених у запиті, не може перевищувати сорока п'яти календарних днів.

6.7. Повідомлення про відстрочення доводиться до відома третьої особи, яка подала запит, у письмовій формі з роз'ясненням порядку оскарження такого рішення.

6.8. У повідомленні про відстрочення зазначаються:

  • прізвище, ім'я та по батькові посадової особи;
  • дата відправлення
  • причина відстрочення;
  • строк, протягом якого буде задоволено запит.

6.9. Відмова у доступі до персональних даних допускається, якщо доступ до них заборонено згідно із законом.

6.10. У повідомленні про відмову зазначаються:

  • прізвище, ім'я, по батькові посадової особи, яка відмовляє у доступі;
  • дата відправлення повідомлення;
  • причина відмови.

6.11. Рішення про відстрочення або відмову із доступі до персональних даних може бути оскаржено до суду.

 

7. Захист персональних даних: способи захисту, відповідальна особа, працівники, які безпосередньо здійснюють обробку та/або мають доступ до персональних даних у зв’язку з виконанням своїх службових обов’язків, строк зберігання персональних даних

7.1. Владелец базы персональных данных оборудован системными и программно-техническими средствами и средствами связи, которые предотвращают потери, кражи, несанкционированное уничтожение, искажение, подделку, копирование информации и соответствуют требованиям международных и национальных стандартов.

7.2. Ответственное лицо организует работу, связанную с защитой персональных данных при их обработке, в соответствии с законом. Ответственное лицо определяется приказом Владельца базы персональных данных.

Обязанности ответственного лица по организации работы, связанной с защитой персональных данных при их обработке указываются в должностной инструкции.

7.3. Відповідальна особа зобов’язана:

  • знати законодавство України в сфері захисту персональних даних;
  • розробити процедури доступу до персональних даних співробітників відповідно до їхніх професійних чи службових або трудових обов’язків;
  • забезпечити виконання співробітниками Володільця бази персональних даних вимог законодавства України в сфері захисту персональних даних та внутрішніх документів, що регулюють діяльність Володільця бази персональних даних щодо обробки і захисту персональних даних у базах персональних даних;
  • розробити порядок (процедуру) внутрішнього контролю за дотриманням вимог законодавства України в сфері захисту персональних даних та внутрішніх документів, що регулюють діяльність Володільця бази персональних даних щодо обробки і захисту персональних даних у базах персональних даних, який, зокрема, повинен містити норми щодо періодичності здійснення такого контролю;
  • сообщать владельцу базы персональных данных о фактах нарушений сотрудниками требований законодательства Украины в сфере защиты персональных данных и внутренних документов, регулирующих деятельность владельца базы персональных данных по обработке и защите персональных данных в базах персональных данных в базе персональных данных. ;позже одного рабочего дня с момента выявления таких нарушений;
  • обеспечить хранение документов, подтверждающих предоставление субъектом персональных данных согласия на обработку своих персональных данных и уведомление указанного субъекта о его правах.

7.4. С целью выполнения своих обязанностей ответственное лицо имеет право:

  • получать необходимые документы, в том числе приказы и другие распорядительные документы, выданные Обладателем базы персональных данных, связанные с обработкой персональных данных;
  • производить копии из полученных документов, в том числе копии файлов, любых записей, хранящихся в локальных вычислительных сетях и автономных компьютерных системах;
  • участвовать в обсуждении выполняемых им обязанностей организации работы, связанной с защитой персональных данных при их обработке;
  • вносить на рассмотрение предложения по улучшению деятельности и совершенствованию методов работы, подавать замечания и варианты устранения выявленных недостатков в процессе обработки персональных данных;
  • получать объяснения по вопросам осуществления обработки персональных данных;
  • подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

7.5. Работники, непосредственно осуществляющие обработку и/или имеющие доступ к персональным данным в связи с выполнением своих служебных (трудовых) обязанностей обязаны соблюдать требования законодательства Украины в сфере защиты персональных данных и внутренних документов, относительно обработки и защиты персональных данных в базах персональных данных.

7.6. Работники, имеющие доступ к персональным данным, в том числе, осуществляют их обработку обязаны не допускать разглашения в любой способ персональных данных, которые им были доверены или стали известны. с выполнением профессиональных или должностных или трудовых обязанностей. Такое обязательство действует после прекращения ими деятельности, связанной с персональными данными, кроме случаев, установленных законом.

7.7.Лица, имеющие доступ к персональным данным, в том числе, осуществляют их обработку в случае нарушения ими требований Закона Украины "О защите персональных данных"; несут ответственность согласно законодательству Украины.

7.8. Персональные данные не должны храниться дольше, чем это необходимо для цели, для которой такие данные хранятся, но в любом случае не больше срока хранения данных, определенного согласием субъекта персональных данных на обработку этих данных. >

 

8. Права субъекта персональных данных

8.1. Субъект персональных данных имеет право:

  • знать о местонахождении базы персональных данных, содержащей его персональные данные, ее назначении и наименовании, местонахождении и/или местожительстве (нахождении) владельца или распорядителя этой базы или дать соответствующее поручение по получению этой информации уполномоченным им лицам, кроме случаев, установленных законом;
  • получать информацию об условиях предоставления доступа к персональным данным, в частности информацию о третьих лицах, которым передаются его персональные данные, содержащиеся в соответствующей базе персональных данных;
  • на доступ к своих персональных данных,содержащихся в соответствующей базе персональных данных;
  • получать не позднее, чем за тридцать календарных дней со дня поступления запроса, кроме случаев, предусмотренных законом, ответ о том, сохраняются ли его персональные данные в соответствующей базе персональных данных, а также содержать его персональных данных, хранящихся;
  • предъявлять мотивированное требование с возражением против обработки своих персональных данных органами государственной власти, органами местного самоуправления при осуществлении их полномочий, предусмотренных законом;
  • предъявлять мотивированное требование об изменении или уничтожении своих персональных данных любым владельцем и распорядителем этой базы, если эти данные обрабатываются незаконно или являются недостоверными;
  • на защиту своих персональных данных от незаконной обработки и случайной потери, уничтожения, повреждения в связи с умышленным сокрытием, непредоставлением или несвоевременным их предоставлением, а также предоставлением, а также предоставлением, а также предоставлением, а также предоставлением, а также предоставлением, а также предоставлением, а также предоставлением, также что являются недостоверными или порочащими честь, достоинство и деловую репутацию физического лица;
  • обращаться с вопросов защиты своих прав относительно персональных данных в органы государственной власти, органы местного самоуправления, к полномочиям которых относится осуществление защиты персональных данных;
  • применять средства правовой защиты в случае нарушения законодательства о защите персональных данных.

 

9. Порядок работы с запросами субъекта персональных данных

9.1. Субъект персональных данных имеет право на получение каких-либо сведений о себе у любого субъекта отношений, связанных с персональными данными, без указания цели запроса, кроме случаев, установленных законом .

9.2. Доступ субъекта персональных данных к данным о себе осуществляется безвозмездно.

9.3. Субъект персональных данных подает запрос о доступе (далее — запрос) к персональным данным владельцу базы персональных данных.

В запросе указываются:

  • фамилия, имя и отчество, место жительства (место пребывания) и реквизиты документа, удостоверяющего личность субъекта персональных данных;
  • другие сведения, позволяющие идентифицировать личность субъекта персональных данных;
  • сведения о базе персональных данных, в отношении которой подается запрос, или сведения о владельце или распорядителя этой базы;
  • перечень запрашиваемых персональных данных.

9.4. Срок изучения запроса на предмет его удовлетворения не может превышать десяти рабочих дней со дня его поступления. В течение этого срока владелец базы персональных данных доводит до известного субъекта персональных данных, что запрос будет удовлетворен или соответствующие персональные данные не подлежат предоставлению, с указанием основания, определенного в соответствующем нормативно-правовом акте.

9.5. Запрос удовлетворяется в течение тридцати календарных дней со дня его поступления, если иное не предусмотрено законом.

 

10. Государственная регистрация базы персональных данных

10.1. Государственная регистрация баз персональных данных осуществляется в соответствии с статьей 9 Закона Украины «О защите персональных данных ».